Der kan være mange gode grunde til, at man giver sine ansatte firmabil. Det kan være helt nødvendigt, hvis det f.eks. er et firma, der arbejder med en form for udbringning. Artiklen kan også læses af dig, der har en helt transportabel virksomhed.
Notér alt
Det er ikke noget så besværligt som at holde styr på, at ens ansatte kun bruger bilen på den måde, det er tiltænkt.
Det er derfor vigtigt, hvis bilen udelukkende skal bruges til arbejdsforhold, at du har styr på dine ansatte og deres brug af firmabil. Du kan som udgangspunkt starte med at bede din ansatte om at notere, hvor de kører hen og hvilken rute, de tager. Afhængigt af, hvad I bruger jeres firmabiler til, er dette måske allerede mere eller mindre en del af jeres håndtering af firmabiler og brug heraf.
Pro tip: Tag billeder som bevis
Er du mistænkelig over for, om dine ansatte vil behandle bilen ordentligt? Det kan være en rigtig god idé at billedligt dokumentere, hvilket forhold de ansatte hver især får deres bil i. Du kan være mere eller mindre omhyggelig med det, men det er naturligvis til din egen fordel, hvis du har været meget omfattende med at dokumentere bilens forhold.
Husk at indberette til skat
Afhængigt af, hvordan de ansatte bruger deres bil, er der forskellige indberetninger til skat. Har du stillet en bil til rådighed til de ansatte, som de frit kan bruge, så skal de betale skat af værdien af den private rådighed, de har over bilen.
Er den ikke helt frit stillet, men er det måske i nogle måneder, skal den ansatte kun betale skat af de måneder, hvor de har bilen til rådighed.
Den bedste løsning
Du kan også vælge at gå mere digitalt til værks. Det kan trods alt være nemmere end at gå analogt til værks, og det er også ofte det sikreste – og derfor bedste – valg.
Hvis du skal have det komplette overblik over, hvor dine ansatte kører hen og hvor lang tid, de bruger på det, kan du vælge at installere såkaldte trackers i bilen. Trackers kan fås i forskellige størrelser til forskellige formål, og man kalder det for flådestyring, fordi man holder styr på, hvor ”flåden” befinder sig.
Det smarte ved flådestyring og trackers er også (i hvert fald med nogle af dem), at de kan placeres direkte på bilens batteri og derved ligge skjult i motorrummet. Det betyder for det første, at dine ansatte ikke behøves at vide noget om det (og det er måske særligt i disse tilfælde, de får lyst til at udnytte firmabilen), og at de ikke kan pille trackeren ud af motorrummet, som det nogle gange sker, hvis trackeren monteres inde i kabinen.
Dermed står det klart, at en tracker er den bedste og nemmeste løsning. Så hvis du virkelig ønsker at have det komplette overblik over, hvor dine ansatte færdes og i hvor lang tid, så er den bedste løsning af tracke dem. Den tager aldrig fejl!